Privacy verklaring Arfoc vzw

Als Arfoc vzw zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:
Arfoc vzw,
Driehoek2,
2370 Arendonk, België
E-mail: arfocmail@gmail.com

Arfoc vzw hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens (en dat uw privacy wordt gerespecteerd). In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Arfoc vzw houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacy verklaring;
  • verwerking van uw persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
  • passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Waarom verwerken wij persoonsgegevens

Uw persoonsgegevens worden door Arfoc vzw verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:

  • om administratieve reden
  • voor publicitaire redenen: (drukwerk, programmaboekje, affiches, uitnodigingen) ten behoeve van de werking van de vereniging.
  • om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van Arfoc vzw die voor u als nut kunnen zijn als lid van Arfoc vzw (uitvoering overeenkomst)
  • Het versturen van mededelingen, nieuwsbrieven, activiteiten en uitnodigingen van aanverwante verenigingen. (Toestemming betrokkene)
  • Het bekomen van subsidiëring door de overheid (wettelijke verplichting)

Welke gegevens verzamelen we?

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen, opslagen, verzamelen en verwerken:

  • Persoonlijke identiteitsgegevens : naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mail
  • Persoonlijke kenmerken : geslacht, geboortedatum, nationaliteit, rijksregisternummer.
  • Persoonlijke afbeelding

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.
De betrokkene geeft binnen een termijn van één maand na verandering van gegevens, de wijzigingen door aan het adres van Arfoc vzw.

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten.
Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.
Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven (andere partijen verstrekken), tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven.

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn

Arfoc vzw bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

  • Persoonlijke identiteitsgegevens (naam, voornaam): geen eindtermijn om te bewaren als statistische of historische gegevens
  • Persoonlijke afbeelding: 2 jaar na uittreden club
  • E-mail en telefoon/gsm-nummer, geslacht, geboortedatum adres: 2 jaar na uittreding uit de vereniging.

Beveiliging van de gegevens

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we de volgende maatregelen genomen;

  • Alle personen die namens Arfoc vzw van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
  • Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
  • Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Uw rechten omtrent uw gegevens

U hebt recht op inzage en recht op correctie van de persoonsgegevens welke wij van u ontvangen hebben. Door de beperktheid van de gegevens en de continuïteit van de vereniging te vrijwaren kunnen er geen gegevens verwijderd worden zolang je lid bent van de vereniging.

U kan ons ook contacteren via arfocmail@gmail.com of schriftelijk naar Arfoc vzw, Driehoek 2, 2370 Arendonk. Om misbruik te voorkomen kunnen wij u per mail om bevestiging vragen. Tevens kunt u bezwaar (verzet) maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door één van onze verwerkers.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Privacy Commissie, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming.

Wijziging privacy statement

Arfoc vzw kan zijn privacy statement wijzigen. Van deze wijziging zullen we aan de leden vermelden per e-mail en een aankondiging doen op onze website. De laatste wijziging gebeurde op 18 april 2018. Oudere versies van ons privacy statement zullen in ons archief worden opgeslagen. Stuur ons een e-mail als u deze wilt raadplegen.